Relevés bancaires, pièces d’identité, avis de cotisation, plans, photos : de nombreux professionnels passent un temps considérable à réclamer des documents à leurs clients.
Pourquoi les documents arrivent en retard
- Le client ne sait pas exactement quoi envoyer.
- La demande est perdue dans un long courriel.
- Il envoie une photo floue ou le mauvais document.
- Il oublie, tout simplement.
La méthode qui fonctionne
Une liste précise : pas « vos documents financiers », mais « vos deux derniers avis de cotisation ».
Un exemple : une image ou une description de ce qui est attendu.
Un dépôt en ligne : le client téléverse depuis son téléphone, directement dans son dossier.
Un statut visible : reçu, à fournir, à corriger.
Des rappels automatiques : tant qu’un document manque, un rappel part à intervalle régulier.
Côté sécurité
Évitez de recevoir des documents sensibles par courriel. Un espace de dépôt sécurisé, avec un accès limité à chaque client, protège mieux leurs renseignements personnels, ce qu’exige notamment la Loi 25 au Québec.
Le résultat
Des dossiers complets plus rapidement, moins d’allers-retours et des clients qui comprennent ce qu’on attend d’eux.
