Un consultant en immigration gère souvent des dizaines de dossiers en parallèle, chacun avec ses étapes, ses documents et ses délais. Les clients, eux, vivent un moment déterminant de leur vie et veulent être rassurés.
Les défis du quotidien
- Des listes de documents différentes selon le programme.
- Des clients qui envoient leurs pièces par courriel, WhatsApp ou en personne.
- Des échéances à ne pas manquer.
- Des règles et des programmes qui évoluent régulièrement.
Structurer chaque dossier
Définissez des étapes standard par type de demande : ouverture, collecte des documents, préparation, soumission, suivi, décision. Chaque dossier avance d’étape en étape, et vous voyez d’un coup d’œil où en sont tous vos clients.
Centraliser les documents
Une liste de pièces propre à chaque programme, un dépôt sécurisé en ligne et un statut par document (reçu, à corriger, manquant). Fini les recherches dans la boîte de réception.
Informer le client automatiquement
Un portail où le client voit l’étape de son dossier et reçoit une notification à chaque changement réduit considérablement les appels de suivi.
Rester à jour
Les programmes et les conditions changent. Consultez régulièrement les sources officielles d’IRCC et du ministère de l’Immigration du Québec, et mettez à jour vos listes de documents en conséquence.
La confidentialité avant tout
Passeports, relevés bancaires, dossiers familiaux : ce sont des renseignements très sensibles. Accès sécurisé, permissions strictes et hébergement choisi avec soin sont indispensables.
